Kennzahlenblog – Es geht los!

Kennzahlenblog – Die Kennzahlensteckbriefvorlage

Willkommen im Kennzahlenblog der LINJAL GmbH. Ziel ist es, eine Anlauf- und Diskussionsstelle für alle Kennzahleninteressierten zu bieten. Als Grundlage wird hier dazu wöchentlich mindestens eine Kennzahl aus dem Unternehmenskontext dargestellt und besprochen. Dabei werden Kennzahlen aus allen relevanten Bereichen, wie Finanzen, Projekte, Innovation, Vertrieb und viele mehr abgedeckt. Diese Beiträge richten sich an alle, die mit Kennzahlen zu tun haben, ob aus eigener Steuerungsverantwortung, als Betroffener oder einfach nur aus persönlichem Interesse, für alle sollte etwas dabei sein.

Dementsprechend breit wird das Spektrum der Themen rund um Kennzahlen sein. Natürlich sind Wünsche und Anregungen herzlich willkommen.

Damit die Kennzahlendarstellungen leicht zu lesen und untereinander vergleichbar sind, werden die Kennzahlen mit Hilfe eines einheitlichen Steckbriefs dargestellt:

Kennzahlensteckbriefvorlage:

Name
Name der Kennzahl (D/E)
z.B. Umsatzrendite
Bereich
Bereich aus dem die Kennzahl kommt
z.B. Finanzen
Typ
Typ der Kennzahl
z.B. Verhältniszahl, Trendzahl
Beschreibung
Kurze Beschreibung der Kennzahl mit Anwendungshinweisen.
Formel
Berechnung der Kennzahl
Häufigkeit
Sinnvolle Periodizität
Wie häufig soll oder kann man die Kennzahl anwenden z.B. monatlich
Abgrenzung
Abgrenzung zu anderen oder ähnlichen Kennzahlen
Varianten
Variationen der Kennzahl
z.B. durch die Einbeziehung unterschiedlicher Bezugsgrößen (z.B. bezogen auf Niederlassung, Produkt)
Beispiel
Beispielhafte Berechnung der Kennzahl
Typische Werte
Welche Werte kann man erwarten
Anwendung
Beispiele für die Anwenung der Kennzahl unterschieden nach fachlich/inhaltlicher und organisationsbezogener Anwendung.
Fachlich
z.B. Bewertung der Marktstellung
Organisatorisch
z.B. Finanzabteilung

Business Excellence Forum: Richtig Steuern – 18.02.2016

Das kostenlose Business Excellence Forum ist für interne und externe IT-Dienstleister und ihre Kunden, die im Rahmen von Expertenrunden erfahren möchten, wie das Management von Services, deren Sicherheit und Risiken nachhaltig verbessert werden können. Erfahrene Referenten berichten über neue Erkenntnisse, ihre Herausforderungen in der Praxis und erläutern praktikable Lösungen. Im Anschluss werden die Erfahrungen aller Teilnehmer im Plenum und im Rahmen eines Business Dinner in lockerer Atmosphäre diskutiert. Eine perfekte Gelegenheit für alle die neue Blickwinkel erkennen und Kontakte aus der Branche knüpfen möchten.

Themen am 18.02.2016 in München:

Richtig Steuern: Planung und Ergebniskontrolle mit einem speziellen Kennzahlenkatalog

Jetzt, zum Jahresanfang, wird die Grundlage für ein erfolgreiches Geschäftsjahr 2016 gelegt. Der Workshop gibt praktische Hinweise zur Planung und Ergebniskontrolle. Dazu wird ein passender Kennzahlenkatalog und seine Verwendung vorgestellt.

Agenda:

  • Planung: Zwischen Vision und konkreten Zielen
  • Kennzahlenkatalog für Services: Ein Überblick
  • Praktischer Umgang mit dem Kennzahlenkatalog in Planung und Steuerung
  • Operativ steuern: Daten erfassen und Informationen verarbeiten

Referent: Dr. Andreas Knaus, Geschäftsführer der LINJAL GmbH

 

Termin:

Donnerstag, 18.02.2016 um 16:00 Uhr

Ort der Veranstaltung:

Munich Workstyle

Landwehrstr. 61

80336 München

 

Start ins neue Jahr – aber mit Plan

Start ins neue Jahr

Das neue Jahr 2016 hat gerade begonnen. Kaum jemand startet nicht mit neuen Plänen in das kommende Jahr. Das gilt nicht nur für Privatpersonen, sondern auch für Unternehmen. Vermutlich schon letztes Jahr sind dazu Budgets eingestellt worden und Finanz-, Personal. und Ressourcenplanungen erstellt worden. Im Idealfall handelt es sich bei dieser Planung nicht um eine einfache Fortschreibung der Erfahrungen und Kenngrößen der letzten Jahre, sondern bezieht die Unternehmensvision und die notwendigen Schritte dorthin mit ein. Dass eine simple Extrapolation der Vergangenheit zu keinem Fortschritt führt, dürfte jedem klar sein. Eher das Gegenteil ist der Fall: Budgets werden noch schnell verbraucht, damit auch nächstes Jahr wieder ein entsprechendes Volumen zur Verfügung steht.

Basis für die Planung

Aber selbst wenn eine vernünftige Planung auf Basis von Visionen und langfristigen Zielen oder aber auch im Hinblick auf aktuelle Herausforderungen erstellt werden soll, so bleiben die Ergebnisse der Planung mangels ausreichend detaillierter Grundlagen und Zahlenmaterialen häufig recht ungenau. Auf dieser Basis werden dann weitere Schritte, wie etwa die Vereinbarung individueller Ziele, unternommen. So ist es also wenig verwunderlich, wenn auf diesem Weg keine elementare Weiterentwicklung eines Unternehmens satt findet. Entweder werden die Ziele nicht erreicht oder die Ziele waren so einfach und ohne Herausforderung formuliert, dass die Zielerreichung keinen elementaren Mehrwert darstellt.

Grundlage einer guten Jahresplanung

Wie oben schon angesprochen, braucht eine nachhaltige und mehrwertige Jahresplanung vor allem konkrete Ziele. Diese Ziele ergeben sich entweder aus der grundsätzlichen Vision eines Unternehmens, also beispielsweise die Etablierung neuer Produkte, das Adressieren neuer Märkte oder das Erreichen von bestimmten Marktanteilen oder aus aktuellen Herausforderungen, wie Gesetzesänderungen, Innovationspotentialen oder notwendigen Verbesserungen und Einsparungen. Die so identifizierten Ziele werden idealerweise ergänzt durch solides Zahlenmaterial über den jeweiligen Gegenstand. Gerade bei der Umsetzung von Einsparungs- und Verbesserungsmaßnahmen ist es notwendig, die Absprungbasis zu kennen. Nur so ist es möglich, die tatsächliche Veränderung zu bestimmen und zu bewerten, ob die Umsetzung zu einer Verbesserung oder leider zu einer Verschlechterung geführt hat. Ein solches Basiszahlenmaterial ist auch notwendig, um eine valide und belastbare Planung zu erstellen. Ohne eine solche Basis fällt es schwer, die zur Umsetzung benötigten Maßnahmen zu benennen und die zugehörigen Anforderungen an Budget, Ressourcen, Budget, Personal und Kompetenzen zu bestimmen.

Umsetzung der Planung

Die Umsetzung der so geplanten Maßnahmen sollte natürlich möglichst auf Basis der identifizierten Maßnahmen und Schritte erfolgen. Dabei ist es immer eine gute Idee, sich nicht sklavisch an die Vorgaben zu halten, sondern eine sinnvolle Einschätzung des Zielerreichungsgrades und der gegenüber der Planung tatsächlich benötigten Ressourcen vorzunehmen. Im Sinne einer Kosten-Nutzen-Bewertung werden dann die nächsten Schritte festgelegt. So wird auch in der Umsetzung, die in der Regel ja doch projekthafter ist, ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess mit den Schritten Plan – Do – Check –Act gelebt, der eine gute Umsetzung sichert.

Messen, Auswerten und Berichten

Die Maßnahmen und zielrelevanten Daten sollten regelmäßig gemessen und ausgewertet werden. Da sie auch Grundlage für die Planung sind, bei der man gegebenenfalls noch gar nicht weiß, welche Kennzahlen konkret benötigt werden, ist es sinnvoll, ein flexibles System für die Erfassung und Auswertung der Daten zu etablieren. Ein solches System umfasst alle Unternehmensbereiche vom Vertrieb über die Leistungserbringung bzw. Produktion bis hin zur Finanzverwaltung und den gesamten Lebenszyklus der Produktidee bis hin zur Einstellung der Leistungen. Um das vollständig modellieren zu können, benötigt man ein entsprechendes Unternehmens- und Lebenszyklusmodell, das alle relevanten Aktivitäten und Kostenfaktoren umfasst. Darüber hinaus kann ein passendes technisches System die Nutzbarkeit der Daten durch flexible Auswertbarkeit und Bereitstellung erhöhen.

Richtige Basiszahlen und Kennzahlen

Welche Basisdaten und Kennzahlen stellen jetzt die richtige Grundlage für Planung und Steuerung dar? Dies leitet sich auf der einen Seite von den Zielen und den Notwendigkeiten der Steuerung ab und auf der anderen Seite von Möglichkeiten der Daten- und Informationserhebung. Natürlich muss nicht jede Kennzahl neu abgeleitet werden. Vielmehr gibt es schon eine große Anzahl an Vorlagen. Wie bereits im Abschnitt vorher erwähnt, kann hierzu ein übergreifendes Lebenszyklus- und Unternehmensmodell verwendet werden. In allen Unternehmensbereichen gibt es eine ganze Anzahl von bekannten und weniger bekannten Kenngrößen. So gibt es neben den allseits bekannten Finanzkennzahlen wie beispielsweise EBIT oder Umsatzrendite natürlich auch passende Größen in allen anderen Aufgabengebieten, wie Innovationsmanagement, Vertrieb, Personal und Informationstechnologie.
Um Interessierten bei der Auswahl der richtigen Daten und Kennzahlen eine Handreichung zu geben, wird es hier im Blog eine Themenreihe Kennzahlen geben. Darin werden einzelne Kennzahlen aus allen Bereichen dargestellt. Neben der Berechnungsformel werden darin Sinn und Nutzen der Kennzahl in unterschiedlichen Situationen und für unterschiedliche Informationsbedarfsträger von der Fachverantwortung bis hin zur Geschäftsführung dargestellt.

Steuerung durch Kennzahlen – keine Frage der Reife

Steuerung und Kennzahlen

Die Steuerung eines Unternehmens benötigt Ziele und passende Kennzahlen. Trotzdem gibt es immer wieder Zweifel, ob die Reife der Organisation ausreicht, bestimmte Kennzahlen und Kennzahlensysteme einzusetzen. Dies wirft die interessante Frage auf, welchen Reifegrad ein Unternehmen haben muss, damit der Einsatz von Kennzahlen sinnvoll und wirksam ist. Und wie immer bei solchen Überlegungen erzeugt eine Fragestellung sofort die nächste. Was ist denn überhaupt Reife? Wie misst man den Reifegrad? Wie lässt sich die Sinnhaftigkeit von Kennzahlen bestimmen? Wann ist eine Kennzahl wirksam und wie bestimmt man ihren Mehrwert?

Reife und Reifegrade

Allgemein und akademisch ist die Reife die Vollendung eines körperlichen oder geistigen Wachstumsprozesses. Damit ist auf der einen Seite ein gewisser Erfahrungsschatz verbunden und auf der anderen Seite ein angemessener Umgang mit dieser Erfahrung in Bezug auf bekannte und vor allem neue Situationen.

Da die Reife nichts Absolutes ist, versucht man, sie in Reifegrade zu unterteilen. In den letzten Jahren hat sich eine Vielzahl an Reifegradmodellen entwickelt. Nahezu jedes Beratungsunternehmen und auch viele andere Unternehmen haben ihre eigene Adaption für ein solches Modell und seine Anwendung entwickelt.

In der Regel beziehen sich die verwendeten Reifegrade auf die Qualität von Prozessen. Wichtige Vertreter sind hier Capability Maturity Model Integration (CMMI) oder auch SPICE (Software Process Improvement and Capability Determination oder ISO/IEC 15504). Mit Hilfe dieser Modelle wird erfasst, inwieweit Prozesse definiert sind und in welchen Umfang diese Prozesse angewandt werden. Fast alle diese Modelle unterscheiden Reifegrade in fünf Stufen. In der höchsten Reifegradstufe werden die Prozesse nicht nur gelebt, sondern sind auch selbstoptimierend.

 

Prozessreifegrade

 

Ein anderes Modell der Reifegrade kommt aus der Führungslehre. In ihrem Modell von 1977 haben Paul Hersey und Ken Blanchard den Reifegrad über eine Kombination von Motivation (psychologischer Reife) und Fähigkeit (Arbeitsreife) bestimmt. Hier wird der höchste Grad erreicht, wenn der Mitarbeiter sowohl fähig als auch willig ist. Gerade bei der Definition von Zielvereinbarungen (MbO, Management by Objective) spielt diese Art der Einteilung eine große Rolle. Ist der Mitarbeiter nämlich schon motiviert, so braucht es nicht zusätzliche Anreize, die eine weitere Motivation darstellen.

In diesem Beitrag soll die im Prozessmanagement übliche Reifegraddefinition verwendet werden.

Reife und Kennzahlen

Zur Erinnerung die einzelnen Reifegrade und ihre Bedeutung:

  • Reifegrad 5: Optimised
    Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess existiert und wird angewendet
  • Reifegrad 4: Managed
    Es existieren spezielle Kennzahlen, mit denen die Performance und die Qualität gesteuert werden
  • Reifegrad 3: Defined
    Der Prozess ist definiert
  • Reifegrad 2: Repeatable
    Die Durchführung von Aktivitäten folgt einem minimalen Standard und liefert eine gewisse Planbarkeit und Ergebnisqualität
  • Reifegrad 1: Initial
    In der Regel kein Prozessmanagement

Stufe 5 hat demnach also schon ein vollständiges System mit kontinuierlicher Verbesserung, also der Nachverfolgung von Abweichungen etabliert. Das dazu notwendige Kenngrößensystem wurde in der Stufe 4 definiert. Stufe 3 legt den Prozess mit seinen wichtigsten Inhalten fest (Aktivitätsabfolge, Input, Output, Rollen und Ressourcen). Automatisch sind damit auch einfache Basisgrößen zur Performanz und Qualitätssteuerung bestimmt. Ein Unternehmen in der Reifestufe 2 kennt zumindest einige standardisierte Arbeitsabläufe, die in ihrer Art und in ihrem Umfang gut erfassbar sind. Aber selbst Unternehmen in der Stufe 1, in der noch kein Prozessmanagement existiert, müssen die zu erwartende Ergebnisqualität kennen und, im Sinne des Kunden, auch erfassen.

Dementsprechend werden in jeder Stufe Kennzahlen benötigt. Über die Stufen hinweg verändern sich jedoch die Einsatzmöglichkeiten. Geht es am Anfang noch um Einzelqualitäten und –aufwände für die zu produzierenden Ergebnisse so werden in den höheren Stufen eher die eingesetzten Produktionsmittel und –mechanismen überwacht und optimiert.

Die Frage, welche Reife notwendig ist, um mit Kennzahlen zu arbeiten, ist leicht ableitbar. Jede Stufe hat ihre eigenen und es gibt keine Untergrenze, ab der mit Kennzahlen gearbeitet werden kann. Alleine die Überlegung, welcher Reifegrad notwendig ist, stellt ja schon eine Beschäftigung mit Kennzahlen dar.

Allerdings kann es sein, dass grundlegende Voraussetzungen fehlen, um sich mit bestimmten Kenngrößen auseinanderzusetzen. Diese können in den Kenntnissen und Fähigkeiten der Mitarbeiter liegen, da diese häufig ungeübt im Umgang mit Kennzahlen sind. Dies kann auch darin begründet sein, dass bestimmte Basiszahlen fehlen oder es zu teuer ist, diese Größen zu erheben. Hierfür ist unter Umständen auch eine Anpassung der Arbeitsweise und der Prozesse notwendig. Und nicht zuletzt können technologische Voraussetzungen fehlen, um die konkreten Kennzahlen zu verwalten.

Trotzdem kann und muss unabhängig von der Reife einer Organisation jede Kennzahl und jedes Kennzahlensystem in Betracht gezogen werden. Wichtig ist dann nur, den Mehrwert zu bestimmen, der sich aus der Steuerung mit Hilfe dieser Zahlen ergibt und welche Aufwände und Kosten bei der Einführung entstehen. Ist die Abwägung positiv, dann sollte man sich auf den Weg machen, die Kennzahl einzuführen. Bei einem negativen Ergebnis gilt es, grundsätzlich den Einsatz von Kennzahlen attraktiver zu machen. Hier kann sicher ein richtiges Modell oder auch eine passende Technologie zum Einsatz kommen.

Wie sich die Wirtschaftlichkeit von Kennzahlen bestimmen lässt und welche Mittel zur Reduktion der Einsatzschwelle führen, wird in einem der nächsten Beiträge dargestellt.

Mitarbeitermotivation durch Sentinel Effekt

Sentinel Effekt

Mit Hilfe des Sentinel Effekts wird ein sehr interessanter Sachverhalt aus der Verhaltensforschung beschrieben. Er besagt, dass die Anstrengung, die eine Person oder eine Gruppe unternimmt, um ein Ziel zu erreichen, zunimmt, wenn die Person bzw. die Gruppe bewertet wird. Der Sentinel Effekt geht auf den etwa 1950 von Henry A. Landsberger beschrieben Hawthorne Effekt (nach einer 1930 durchgeführten Untersuchung bei der Hawthorne Works Electric Company) zurück. Dieser besagt, dass Menschen ihr Verhalten ändern, wenn sie wissen, dass sie beobachtet werden.

Ersatz für Zielvereinbarungen

Da der Sentinel Effekt die Anstrengung der bewerteten Personen positiv beeinflusst, kann er in gut beobachtbaren Bereichen als Ergänzung oder gar als Ersatz für Zielvereinbarungen dienen. Damit der Effekt zum Tragen kommen kann, müssen die relevanten Mitarbeiter regelmäßig vor Augen geführt bekommen, dass ihre Tätigkeiten beobachtet werden. Dies kann beispielsweise über ein standardisiertes Berichtswesen geschehen, dessen Veränderungen offen diskutiert werden. Auch lassen sich ‘Gamifizierungsansätze’, bei denen spieltypische Elemente wie Ranglisten oder Auszeichnungen zum Einsatz kommen, anwenden. Diese Elemente machen die Beobachtbarkeit der Anstrengung direkt sichtbar und erzeugen darüber hinaus noch weitere Anreize.

Beispiel Aktivitätstracker

Aktuell ist der Sentinel Effekt im Zusammenhang mit den beinahe schon allgegenwärtigen Aktivitätstrackern diskutiert. Hier zeigen eine ganze Reihe von Studien, dass die Offenbarung der eigenen Anstrengung über gezählte Schritte völlig ausreicht, um eine Verhaltensänderung herbei zu führen. Jeder der ein solches Armband besitzt kennt den Effekt, dass auf der Jagd nach einer höheren Schrittzahl der Weg über die Treppe eher als der Lift gewählt wird.

Kennzahlen und Kennzahlensystem

Es ist nun naheliegend, den Sentinel Effekt auch zur Mitarbeitermotivation zu nutzen. Dazu ist es notwendig, die erbrachten Leistungen auf einfache Größen zurück zu führen. Gelingt das, dann können ähnlich der Schritte bei den Aktivitätstrackern die Tätigkeiten gezählt und dargestellt werden. Klassische Kennzahlensysteme haben in der Regel eher die betriebswirtschaftliche Performanz im Fokus. Diese ist im Bezug auf die persönlichen Leistungen der Mitarbeiter zu abstrakt, um hier eine Wirkung zu erzielen. Nutzt man aber die zugrunde liegenden Einzelgrößen (beispielsweise die Anzahl der in einem bestimmten Zeitraum gepatchten Systeme oder die Anzahl in der Softwareentwicklung getesteter Module) und bereitet diese entsprechend auf, so lassen sich die positiven Effekte auch hier nutzen.

Kennzahlen und Kennzahlensteckbrief

Kennzahlen und Steuerung

Kennzahlen sind die Treiber des Fortschritts und der Verbesserung.
Sie liefern Informationen zum Zustand eines oder mehrerer Systeme. Ohne sie ist es unmöglich, einen Zustand und Veränderungen objektiv darzustellen. Nur mit ihrer Hilfe lassen sich also Verbesserungspotentiale identifizieren und die Wirksamkeit von Maßnahmen nachweisen oder deren Unwirksamkeit schnell aufzeigen, soweit erforderlich.

keyto.panel

Management Dashboard

Steuerung sind diejenigen Maßnahmen, die notwendig sind, um ein definiertes Ziel zu erreichen (was im akademisch-kybernetischen Kontext nur fast richtig ist, im praktischen Umfeld aber zutrifft). Um das Ziel zu beschreiben und festzustellen, ob es erreicht wurde, sind Kenngrößen, die Kennzahlen notwendig. Damit sind Kennzahlen eine unabdingbare Voraussetzung für eine wirksame Steuerung.

Kennzahlen im Alltag

Der oben beschriebene Begriff der Kennzahl klingt sehr abstrakt, ist aber aus unserem Alltag nicht mehr weg zu denken. So kauft man beispielsweise ein neues Auto wegen Aussehen, Platzangebot, Verbrauch und sicher nicht zuletzt wegen der Beschleunigungswerte. Fährt man mit dem neu erworbenen Fahrzeug, so muss man sich in der Regel an ein Tempolimit halten und dieses, zumindest wenn man den Führerschein länger behalten will, auch einhalten. Damit das passgenau gelingt (also Limit plus 20, damit man nicht in die Punkteränge kommt), gleicht man die Vorgabegeschwindigkeit mehr oder weniger stetig mit dem Zielwert ab. An der Tankstelle kann man überprüfen, ob die Maßnahmen für den Spritverbrauch, schnell hochbeschleunigen und spät bremsen, auch ihre Wirkung zeigen.

Natürlich gibt es solche Kennzahlen auch im Unternehmensumfeld, nur dass sie im Allgemeinen nicht so leicht zu erfassen sind wie beim Autokauf. Gewinne, Umsätze, Kosten, Kundenreaktionen, Mengen und Qualifikation, Durchsatz von Prozessen oder die “Drop-Rate” von Call Centern, überall finden sich Kennzahlen. Doch wie beschreibt man eine Kennzahl und wie geht man mit ihr um? Hier kommt der Kennzahlensteckbrief ins Spiel.

Kennzahlensteckbrief

Was gehört nun in einen Kennzahlensteckbrief. Die Antwort ist genauso einfach wie flach: alles was nötig ist!

In der Regel ist erst einmal die Größe, also die Kennzahl selbst, wichtig. Hierzu gehören beispielsweise Namen, kurze Beschreibung und natürlich die Einheit. Dabei ist zu berücksichtigen, was mit der Kennzahl erreicht werden soll. Entsprechend sind Zielgrößen und Maßnahmen bei Abweichungen hilfreich. Häufig werden Kennzahlen in verschiedenen Projekt- und Reifestufen unterschiedlich bewertet und ziehen dementsprechend andere Maßnahmen und Konsequenzen nach sich. Auch diese Veränderung sollte sich im Steckbrief wieder finden.

Kennzahlenkatalog

Alle Kennzahlen rund um einen steuerungsrelevanten Sachverhalt lassen sich in einem Kennzahlenkatalog zusammenfassen. In der Zukunft werden in diesem Blog konkrete Kennzahlen aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen dargestellt. Wünsche, Ideen und Anregungen für die konkrete Ausprägung sind sehr willkommen.

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